Was ist Digitalisierung? Eine verständliche Definition.

Digitalisierung beschreibt die Aufgabe, Werkzeuge, Prozesse und auch Kultur von einem analog-händischen auf einen digital-automatischen Weg umzustellen. Egal ob Unternehmen, Organisationen oder der Staat: Mit zunehmender Technologiedurchdringung steigt auch die Anforderung, digitale Produkte und Services anzubieten, um den Kundenanforderungen und Effizienzstandards gerecht zu werden. In diesem Artikel definieren wir was Digitalisierung ausmacht, wer dafür zuständig ist und worauf zu achten ist.

Eine verständliche Definition was Digitalisierung ist 

“Der Stand der Digitalisierung in Deutschland” ist ein oft ironisch konnotierter Satz, wenn man über die digitalen Fähigkeiten von Schulen oder den Staatsapparat spricht. Doch was bedeutet Digitalisierung überhaupt? Formal definiert ist Digitalisierung die Überführung von analogen Prozessen, Methoden und Werkzeugen in eine digitale Version. 

Ein einfaches Beispiel ist ein Formular, das im analogen Zeitalter als Papierversion zugeschickt, vom Empfänger ausgefüllt und zurückgeschickt wird. Digitale Varianten würden mindestens den Download als PDF, noch besser eine komplett digitale Anmeldeformularversion umfassen. 

Ein Tablet mit dem Schriftzug "CONNECT" als Sinnbild für Digitalisierung.
Digitalisierung verändert unser Leben in allen Bereichen.

Digitalisierung vs. Digitale Transformation: Was ist der Unterschied?

Oft wird der Begriff Digitalisierung synonym mit Digitale Transformation verwendet. Dies ist jedoch nicht korrekt. Während Digitalisierung die (“wertfreie”) Überführung von manuellen Prozessen in digitale Versionen bezeichnet, bezieht sich digitale Transformation auf die Identifikation und den Einsatz von digitalen Geschäftsmodellen. Hierbei gilt es, die bisherige Fokussierung eines Unternehmens auf physische Produkte mindestens um digitale Innovation zu erweitern, gegebenenfalls sogar umzustellen.

Folglich ist Digitalisierung inzwischen für jedes Unternehmen Pflicht, um seine Kunden überhaupt bedienen zu können; digitale Transformation hingegen eine strategische Frage, wie sich Organisationen in Zukunft aufstellen möchten. 

Der Chief Digital Officer im Unternehmen: Was sind seine Aufgaben?

Dass sich Unternehmen mit der Digitalisierung beschäftigen ist ein Muss; dass sie eine Position auf oberster Führungsebene schaffen, die sich nur mit dem Thema beschäftigt, nimmt hingegen erst in den letzten Jahren immer weiter zu. Der Chief Digital Officer (CDO) hat zur Aufgabe, einerseits die Digitalisierung eines Unternehmens voran zu treiben, andererseits wird er gleichermaßen oft mit der digitalen Transformation beauftragt. 

Da die Digitalisierung alle Fachbereiche betrifft und somit eine starke Querfunktion beinhaltet, ist diese Position auch sehr stark von der Kooperation mit anderen Bereichen abhängig. Zum Beispiel ist einer der engsten Kollegen der CTO (Chief Technology Officer) oder der CIO (Chief Information Officer), um Systeme und Software zu definieren, einzukaufen und auszurollen. 

Die Schnittstelle vom Chief Data Officer (CDO) hingegen zeigt sich vor allem oft in Fragen der digitalen Transformation. Erst müssen digitale Prozesse existieren die Daten generieren, bevor mittels künstlicher Intelligenz und Data Mining aus diesen Daten Mehrwert generiert werden kann. Folglich führt der Chief Data Officer die Arbeit des Chief Digital Officers im Unternehmen weiter, konzentriert sich dabei auf den Aspekt der Daten und hat zur Aufgabe, Wert aus der Transformation zu schaffen.

Ein weiblicher Chief Digital Officer lehnt an einem Server-Rack.
Der Chief Digital Officer (CDO) hat zur Aufgabe, die Digitalisierung in allen Bereichen voran zu treiben.

Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Digitalisierung

Dass eine Digitalisierung im heutigen Umfeld unumgänglich ist, ist klar ersichtlich. Doch wie schafft man es, die Digitalisierung erfolgreich und vor allem nachhaltig zu etablieren? Es sind einige grundlegende Faktoren, die den Wandel eines analogen Unternehmens in ein digitales beeinflussen:

  • Executive Buy-In: Der Wandel eines Unternehmens auf dieser Skala muss von der Geschäftsführung angestoßen werden, um erfolgreich zu sein.
  • Kulturwandel: Es reicht nicht, Prozesse und Werkzeuge auf digitale Versionen umzustellen. Die gesamte Kultur im Unternehmen muss auf die neue Denke angepasst und gefördert werden.
  • Mitnahme von Mitarbeitern: Veränderung ist oft für viele Mitarbeiter schwierig zu verdauen. Von Daher muss von Anfang an sehr klar und inklusiv vermittelt werden, weshalb eine Digitalisierung notwendig ist und was jeder Einzelne beitragen kann.
  • Durchdachte Änderungen: Wer sich im digitalen Umfeld bewegt, tendiert dazu blind alles in Apps und Daten einzusortieren. Es gibt jedoch mit Sicherheit Dinge, die analog, manuell und persönlich bleiben können und sollen. Daher sollten Änderungen im Zuge der Digitalisierung nicht blind, sondern geplant durchgeführt werden.
  • Kundenzentrierung: Digitalisierung sollte den Stein des Anstosses vom Kunden nehmen, nicht aus den eigenen Reihen. Alles, was hilft besser für Kunden und Mitarbeiter da zu sein lohnt es sich, im Zuge der Digitalisierung zu beachten. Nicht, weil es andere machen oder sich ein internes Projekt dafür ausspricht.

Vorteile und Gefahren von digitalen Prozessen, Produkten und Denkweisen

Eine Frau telefoniert vor ihrem Laptop.
Digitalisierung hat eine absolute Notwendigkeit, birgt allerdings auch Risiken.

Wie bei jeder strategischen Veränderung eines Unternehmens sollten wir uns fragen: Weshalb? Für wen? Was bringt es?

Das Gleiche gilt selbstverständlich für Digitalisierung. Auch wenn es unbestritten ist, dass man ohne Digitalisierung kaum mehr im heutigen Leben Schritt halten kann, sollte man dennoch einen Schritt zurück treten und bewusst analysieren, welche Vorteile das eigene Unternehmen von der Veränderung hat. Gleichermaßen gilt es auch, die individuellen Gefahren aufzuzeigen, um deren Auswirkungen mindestens abzumildern.

Vorteile von digitalen Unternehmen

  • Schnellere, effizientere Prozessabwicklung
  • Einfachere Anpassung und Ausrollung von neuen Entitäten
  • Bessere Erreichbarkeit
  • Besserer Kundenservice

Gefahren von digitalen Unternehmen

  • Verlust des Bezugs zu bestimmten Kundengruppen: zum Beispiel zu älteren Semestern
  • Übertechnologisierung: In jeder Option wird eine technologische Lösung gesehen, statt ggf. besserer menschlicher Lösungen.
  • Sinkende Loyalität: Durch schnelle Wechsel zu oder von digitalen Unternehmen sinkt Loyalität und somit customer lifetime value
  • Datenverlust: Während der Digitalisierung und danach besteht die Gefahr, dass Daten verloren gehen; bei analogen Unternehmen ist dies selten der Fall

Die Rolle von Daten in der Digitalisierung

Nun habe ich bereits mehrfach Daten im Zuge der Digitalisierung erwähnt. Dies hat den Hintergrund, dass Digitalisierung und Daten sehr eng miteinander verknüpft sind. Üblicherweise produzieren digitale Prozesse, Werkzeuge und Produkte (z.B. IoT) viele Daten. Ob diese Daten nachhaltig gespeichert werden ist eine breitere strategische Frage und fließt bereits in die Idee der digitalen Transformation.

Nichtsdestotrotz ist eine Umstellung auf ein digitales Unternehmen von großer Bedeutung für den Bereich Datenhaltung und -einsatz. Speziell was die Themen Datenspeicherung (z.B. Data Lake), Datenqualität oder Datenanalyse (z.B. Data Science) betrifft, gilt es jederzeit, die Daten in den Digitalisierungsprojekten mitzudenken. Denn die Digitalisierung ist die Basis für die digitale Transformation; und Daten sind das Öl, mit denen diese Maschinen laufen.

Beispiele für die Aufgaben der Digitalisierung

Ein Handy mit einem Post-It "SIGN HERE".
Die Umstellung von Kundeninteraktion auf Digitale Versionen ist ein Kerngebiet im Zuge der Digitalisierung.

Gerne zeigen wir anhand zweier Beispiele auf, wie Digitalisierung in einfachen Fällen umgesetzt werden kann. Diese vereinfachten Anwendungsfälle sollen verständlich machen, welcher Weg im Zuge der Digitalisierung zu beschreiten ist und welche Vorteile dadurch erlangt werden.

Beispiel 1: Digitaler Anmeldeprozess für Kunden

Situation: Kunden bekommen nach Kontakt ein Formular zugeschickt, das sie ausgefüllt zurückschicken müssen.

Problem: Falsche Einträge werden mühsam korrigiert, die Anträge gehen auf dem Postweg verloren oder dauern lange, es entstehen hohe Kosten durch die manuelle Bearbeitung und Aufnahme.

Lösungsansatz: Ein Online-Formular, bei dem sich Kunden direkt anmelden können.

Projektplan (Skizze):

  • Analyse IST-Situation, Definition Verwendungszwecke des Formulars, ggf. mit Customer-Journey
  • Definition Funktionsumfang mittels Use Cases, Kreation Back-Log
  • Definition Systeme, Datenbanken, Prozesse, Verantwortlichkeiten, DSGVO-Richtlinien
  • Agile Umsetzung mit Feedback-Loops durch Usability Tests, UX-Team
  • (Sukzessive) Umstellung auf neuen digitalen Anmeldeprozess

Beispiel 2: Automatisierte Paketsortierung

Situation: Pakete werden händisch für Zusteller vorsortiert.

Problem: Sehr hoher manueller Aufwand und Fehlerquelle, welche sich auf die gesamte nachfolgende Kette auswirkt.

Lösungsansatz: Bilderkennung der Adressaufkleber und automatisierte Sortierung.

Projektplan (Skizze):

  • Analyse notwendiger Komponenten (Hardware, Software)
  • Anbietervergleich und Entscheidung für Entwicklung oder Einkauf
  • Aufbau Hardware und Software zur Detektion (Kamera zur Bilderkennung die auf Künstlicher Intelligenz fußt) sowie Sortiermechanismus
  • Einbau Datenaufnahme von erfolgreich sortierten Paketen, Erkennungsfehlern, etc.
  • Testläufe und Umstellung des Systems